Datenschutz der App

Verantwortlicher und Kontakt

E-Mail: support@myteamdock.de

Konto und gespeicherte Angaben

Für dein Konto werden dein Anzeigename, deine E-Mail-Adresse und Anmeldedaten verarbeitet. Bei der Registrierung werden außerdem die akzeptierte Fassung der Nutzungsbedingungen und der von der App gemeldete Zeitpunkt der Zustimmung übermittelt.

Dokiva verarbeitet Dokumentdateien sowie Titel, Kategorien, Stichwörter, Notizen, Fristen, Familienzuordnungen und Freigaben, damit du Dokumente speichern, finden und mit berechtigten Personen teilen kannst. Suchbegriffe werden zur Suche an das Backend übertragen.

Die für Konto, Archiv und von dir angeforderte Freigaben erforderliche Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Sicherheits- und Missbrauchsschutzmaßnahmen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz deiner Daten und des Dienstes. Die optionale Übermittlung an die Cloud-KI erfolgt erst nach deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Verschlüsselung und Zugriffsrechte

Dokumentdateien werden vor dem Upload auf deinem Gerät verschlüsselt. Dokiva verwahrt gesicherte Schlüsselkopien und gibt sie nach bestätigter Anmeldung und Prüfung deiner Zugriffsrechte frei: entweder mit Passwort und E-Mail-Code oder mit Google beziehungsweise Apple. Dateischlüssel werden zufällig erzeugt und hängen weder vom Passwort noch vom Empfang einer E-Mail ab. Der Server kann diese Schlüssel wiederherstellen.

Titel, Kategorien, Stichwörter, Notizen und Fristen werden im geschützten Backend lesbar gespeichert. Auf private Tresore hat nur ihr Besitzer Zugriff. Gemeinsame Tresore sind entsprechend den Familienrollen und zusätzlichen Freigaben zugänglich.

Hosting, E-Mails und Familienfreigaben

Dokiva verwendet Supabase für Anmeldung, Datenbank, Dateispeicherung und Backend-Funktionen. Das konfigurierte Projekt liegt in der Region eu-west-1. Beim E-Mail-/Passwortzugang werden E-Mails zur Bestätigung, Anmeldung und Wiederherstellung versendet. Google- und Apple-Anmeldungen benötigen keine zusätzliche Dokiva-E-Mail.

Technische Verbindungs- und Sicherheitsdaten wie IP-Adresse, Anfragezeitpunkt und Fehlerstatus werden für den Betrieb und den Schutz des Dienstes verarbeitet. Supabase und OpenAI können Infrastruktur und Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzen. Informationen zu Verarbeitung und Übermittlungsgrundlagen findest du unter supabase.com/privacy und openai.com/policies/privacy-policy. Auskünfte zu den für Dokiva eingesetzten Dienstleistern und Garantien kannst du beim Verantwortlichen anfordern.

Bei einer Familienfreigabe erhalten berechtigte Personen Zugriff auf die freigegebenen Daten. Einladungen laufen nach 15 Minuten ab und sind einmalig verwendbar. Beim Teilen eines Einladungsbildes übergibst du es an die von dir gewählte App.

Anmeldung mit Google und Apple

Du kannst freiwillig Google oder auf unterstützten iOS-Geräten „Mit Apple anmelden“ verwenden. Der gewählte Anbieter authentifiziert dich und übermittelt an Dokiva über Supabase eine Anbieterkennung, eine bestätigte E-Mail-Adresse und gegebenenfalls deinen Namen. Apple kann statt deiner persönlichen Adresse eine private Weiterleitungsadresse bereitstellen. Die Bestätigung erfolgt durch den Anbieter; Dokiva benötigt dafür keinen zusätzlich zugestellten E-Mail-Code.

Google beziehungsweise Apple erfährt, dass du dich bei Dokiva anmeldest, und verarbeitet dafür technische Verbindungs- und Anmeldedaten. Diese Anmeldung gibt dem Anbieter keinen Zugriff auf deine Dokiva-Dokumente, Dateischlüssel oder Familieninhalte. Es werden keine Gmail-, Drive-, Kalender- oder iCloud-Dateiberechtigungen angefordert. Hinweise der Anbieter findest du unter policies.google.com/privacy und apple.com/legal/privacy/data/de/sign-in-with-apple/.

Kamera, Fotos und Texterkennung

Datei- und Fotoimport greifen auf die von dir ausgewählten Dateien zu. Benötigte Kameraberechtigungen werden erst beim Aufruf der jeweiligen Funktion angefragt. Dokumente werden erst beim Speichern hochgeladen.

Die Texterkennung verarbeitet Dokumentinhalte auf deinem Gerät mit Apple Vision beziehungsweise Google ML Kit. „Text lokal erkennen“ überträgt den Text nicht an eine Cloud-KI und speichert ihn nicht automatisch. Beim Verlassen der Ansicht, beim Hintergrundwechsel und beim Abmelden wird er verworfen. Die gesonderte, optionale KI-Zuordnung ist im nächsten Abschnitt beschrieben.

Google ML Kit kann technische Diagnosedaten wie Geräte- und App-Informationen, Installationskennungen und Leistungswerte verarbeiten. Dokiva sendet keine eigenen Analytics-Ereignisse.

Einwilligung in die Cloud-KI

KI-Zuordnung und KI-Assistent sind freiwillig. Bevor erstmals Fragen oder Dokumenttexte an OpenAI übertragen werden, zeigt die App Empfänger, Datenarten, Zweck und mögliche Risiken an. Erst „Zustimmen & fortfahren“ erlaubt die Übermittlung für beide Funktionen. Ohne Zustimmung bleiben manueller Import, Archiv und lokale Texterkennung nutzbar.

Die Zustimmung wird mit Textfassung, Zeitpunkt und Kontozuordnung verschlüsselt auf diesem Gerät gespeichert. Sie gilt nur für dieses Konto auf diesem Gerät. Bei Änderungen der Einwilligungsfassung wird erneut gefragt. Im Profil kannst du unter „Cloud-KI mit OpenAI“ jederzeit widerrufen. Neue Übermittlungen werden dann gesperrt; bereits übermittelte Inhalte können dadurch nicht zurückgerufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt unberührt.

Die lokale Ersetzung persönlicher Angaben ist keine garantierte Anonymisierung. Dokumenttexte können weiterhin personenbezogene oder besonders sensible Angaben enthalten. Nutze die KI nur für Inhalte, die du an den genannten Anbieter übermitteln darfst, und beachte die Rechte anderer Personen. Eine Zustimmung zum Nutzungsvertrag ersetzt die gesonderte KI-Einwilligung nicht.

Optionale KI-Zuordnung

Vor der KI-Auswertung ersetzt Dokiva erkannte persönliche Angaben lokal durch Platzhalter. Die Erkennung ist regelbasiert und kann Angaben übersehen; auch der übrige Inhalt kann sensibel sein. Nach erteilter KI-Einwilligung läuft die Verarbeitung durch „Automatisch ausfüllen“ ohne zusätzliche Textvorschau im Hintergrund. Automatische Prüfungen blockieren erkannte verbleibende private Werte.

Nur der lokal verarbeitete und automatisch geprüfte Text wird über die geschützte Supabase-Funktion an die OpenAI API übertragen. Originaldateien, Dateinamen, Familienlisten, die lokale Platzhalterzuordnung und dein Notizfeld werden dabei nicht an OpenAI übergeben. Personen und Datumswerte werden erst auf deinem Gerät wieder zugeordnet.

OpenAI verwendet API-Inhalte standardmäßig nicht zum Training. Sicherheitsprotokolle können bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. Die Funktion fordert keine dauerhafte Speicherung der Antwort an; dies bedeutet keine vollständige Aufbewahrungsfreiheit beim Anbieter.

Nach der Auswertung bleibt das bearbeitbare Formular mit Titel, Kategorie, Person und Frist. Text und Platzhalterzuordnung werden nicht als Vorschau angezeigt. Erst deine abschließende Bestätigung speichert das Dokument mit den Formularangaben. Die KI schreibt keine Notizen und legt selbst keine Dokumente an.

Optionaler KI-Assistent

Für eine Chatfrage werden erkannte persönliche Angaben lokal ersetzt. Nach deiner KI-Einwilligung geht beim Senden die automatisch verarbeitete Frage über Supabase an OpenAI, um passende Suchbegriffe zu ermitteln. Die App prüft alle aktuell zugänglichen Dokumente. Für neue oder geänderte Versionen lädt sie die verschlüsselten Originale, entschlüsselt und liest sie lokal und speichert einen verschlüsselten Wortindex auf deinem Gerät. Dieser Index kann persönliche Angaben enthalten; er wird nicht an Supabase oder OpenAI übertragen. Unveränderte Dateien müssen für die nächste Suche nicht erneut gelesen werden. Die Auswahl lässt sich anschließend optional anpassen.

Für die KI-Antwort wählt die App höchstens fünf passende Dateien. Sie ersetzt erkannte persönliche Angaben und wählt bis zu vier relevante Textauszüge pro Dokument. Bei bestehender KI-Einwilligung werden die automatisch verarbeiteten und geprüften Fragen und Auszüge im Hintergrund an OpenAI übermittelt. Es gibt keine weitere Textvorschau; du erhältst direkt die Antwort. Dokument-IDs und Versions-IDs dienen ausschließlich der Zugriffsprüfung bei Supabase; Dateischlüssel, Originaldateien, Titel, Notizfelder, Familienlisten und lokale Platzhalterzuordnungen werden nicht an OpenAI gesendet. Für die API gelten die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Aufbewahrungsgrenzen.

Fragen, Antworten und erkannte Texte bleiben nur im Arbeitsspeicher dieser Ansicht. Für Rückfragen können gelesene Texte bis zu 15 Minuten wiederverwendet werden; der Zugriff und die aktuelle Dokumentversion werden erneut geprüft. Verlassen der Ansicht, Hintergrundwechsel, Abmeldung, Berechtigungsaktualisierung oder „Chat leeren“ verwerfen diesen Zustand. Der verschlüsselte Wortindex bleibt beim Verlassen und beim App-Neustart erhalten. Nicht mehr zugängliche oder veraltete Einträge werden bei der nächsten Suche entfernt. Abmelden löscht den gesamten Index und seinen Schlüssel. Es gibt keine dauerhaft gespeicherten Chats oder vollständigen OCR-Texte.

Temporäre Dateien und Löschen

Entschlüsselte Vorschauen werden nach 15 Minuten aktiver Laufzeit sowie beim Abmelden und beim nächsten App-Start bereinigt. Bei Rückkehr aus dem Hintergrund werden abgelaufene Vorschauen entfernt. Vom Betriebssystem angehaltene Hintergrundtimer können die Bereinigung verzögern.

Beim Löschen eines Dokuments wird der Zugriff sofort gesperrt; Datei, Schlüssel und Metadaten werden anschließend entfernt. Fehlgeschlagene Bereinigungen werden erneut versucht. Dateien, die du oder andere Personen außerhalb von Dokiva exportiert haben, werden dadurch nicht gelöscht.

Kontodaten und Dokumente bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht und du sie nicht löschst. Unter Profil → Konto löschen kannst du die dauerhafte Löschung ohne Supportanfrage starten. Sie entfernt dein Profil, deine Anmeldung, Uploads einschließlich geteilter Dokumente, Schlüssel, Erinnerungen, Personenprofile und Mitgliedschaft. Als Besitzer übergibst du die Familie an ein anderes reguläres Mitglied; andernfalls werden nach ausdrücklicher Bestätigung auch die Familie und alle gemeinsamen Dokumente gelöscht. Die App zeigt die Folgen vor der Bestätigung an.

Der Zugriff wird nach Annahme des Löschauftrags sofort gesperrt. Die verbleibende Datei- und Kontobereinigung erfolgt normalerweise innerhalb einer Stunde; technische Störungen können sie verlängern. Fehlgeschlagene Schritte werden automatisch erneut versucht. Eine zufällige, geschützte Quittung ermöglicht die Statusabfrage und Bestätigung ohne Konto. Nach Abschluss enthält die serverseitige Quittung keine Kontozuordnung und wird nach 30 Tagen bereinigt. Lokale Vorschauen, Uploadkopien, Inhaltsindex und KI-Zustimmung werden auf dem anfordernden Gerät entfernt. Bereits exportierte Kopien und etwaige zeitlich begrenzte Sicherungen bei Dienstleistern werden nicht unmittelbar zurückgerufen.

Deine Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie Widerspruch einlegen. Eine erteilte Einwilligung kannst du für die Zukunft widerrufen. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Wende dich zur Ausübung deiner Rechte an support@myteamdock.de. Für den Sitz des Verantwortlichen ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, zuständig; Informationen findest du unter www.lfd.niedersachsen.de. Du kannst dich auch an eine andere zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Kontakt: support@myteamdock.de. Für den Sitz des Betreibers ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen zuständig.